Dematerializzazione e digitalizzazione aziendale: non si tratta solo di abbattere “la carta” in azienda

Digitalizzare i processi e la documentazione aziendale non significa solo abbattere l’uso della carta in azienda.

Significa liberare risorse umane e patrimoniali zavorrate da attività e costi che non sono più inevitabili; significa mettersi nelle condizioni di tornare competitivi con startup, che fanno di agilità, customer experience ed aggiornamento tecnologico le armi per erodere mercato alle aziende storiche

Significa assicurarsi i requisiti necessari per essere considerati “esistenti” dal pubblico odierno:

• fruibilità delle informazioni
• immediatezza e disponibilità cloud
• accessibilità mobile
• marketing “di contenuto”

Le aspettative e le esigenze degli utenti sono cambiate e non soddisfare le aspettative degli utenti significa veicolare una customer experience originariamente deludente, lo ripetiamo:

digitalizzare il proprio modello di business non si risolve nell’ investire in tecnologie, strumenti e prodotti “digitali”, significa studiare a capire quali siano le tecnologie utilizzate dai propri utenti (consumatori, professionali, tecnici, partner, ecc) in un ecosistema umano che ormai è totalmente Mobile, Cloud, Social e Real Time.

Vantaggi della digitalizzazione documentale aziendale

• risparmio generale
• migliore distribuzione del carico di lavoro per i collaboratori
• customer experience
• diffusione della documentazione
• velocizzazione degli aggiornamenti periodici
• risparmio costi di stampa e ristampa
• risparmio servizi linguistici e di traduzione
• monitoraggio e conoscenza del comportamento di users e clienti
• efficacia marketing

Come si affronta il processo di dematerializzazione documentale

Non lo si affronta acquistando una suite software di digitalizzazione documentale. Nè concentrandosi su esigenze di fretta o di risparmio.

Lo si affronta con calma, tempo, senso critico e con interlocutori competenti di impresa, di comunicazione, di tecnologia e di utenti moderni.

E con metodo:

1.  Analisi
   1. identificazione obiettivi delle business unit aziendali
   2. analisi dello status quo documentale
   3. check delle risorse aziendali coinvolte nel processo
2. Strategia
   1. identificazione del valore atteso dal cliente
   2. fissazione  obiettivi a breve, medio e lungo periodo
3. Ingegnerizzazione
   1. Attivazione dei processi di ingegnerizzazione della documentazione
4. Digitalizzazione
   1. Definizione dei template
   2. produzione e delivery della documentazione
5. Scelta del DAM (Digital Asset Manager) adeguato
6. Formazione del personale

Pensare di digitalizzare la propria documentazione significa fermarsi a riflettere sulla propria azienda e fare il primo passo verso una digital innovation sostanziale.

Digitalizzare la documentazione significa iniziare a fare comunicazione, marketing e vendite. Niente a che fare con IT e niente a che fare con produzione.

E’ l’imprenditore, e solo lui, l’interlocutore e lo sponsor corretto per affrontare questo processo.